退職代行サービスを従業員が利用したら？会社がするべき対応と注意点、対策を解説

目次

退職代行サービスとは

退職代行サービスとは、従業員本人に代わって勤務先へ退職の意思を伝えるサービスです。一般的に、退職をする際は従業員本人が上司や人事担当などに意思を伝えるものですが、近年は特に若年層において、このような退職代行サービスを利用して退職の意思を伝え、勤務先との交渉を行うケースが増えています。

退職代行サービスの主な形態と特徴

退職代行サービスは主に以下の3種類の形態に分けられ、異なる特徴やできることなどに違いがあります。

・弁護士
弁護士は、退職の意思を企業に伝えることに加えて、交渉や調整、退職手続きまで、退職する際に必要となる一通りの手続きを代行できます。そのため、従業員本人が対応することなく、退職の手続きが可能です。万が一企業との間にトラブルが発生した場合でも、弁護士は損害賠償請求なども行えます。

・退職代行ユニオン
ユニオンとは、社内に労働組合がない企業に勤務する従業員でも加入できる外部の労働組合で、退職代行ユニオンとはユニオンが運営する退職代行サービスのことです。ユニオンには会社との団体交渉権が認められているため、退職意思の伝達に加えて、未払賃金の請求や退職日調整などの条件交渉も可能です。ただし、弁護士のように損害賠償請求や従業員の代理人になることなどはできません。

・民間の退職代行サービス業者
民間企業が提供する退職代行サービスでは、弁護士やユニオンのように交渉や手続き代行は不可能です。民間業者での退職代行サービスは、従業員と企業の間に立って退職の意思を伝えることしかできません。

退職代行サービスが普及した背景

退職代行サービスは近年増加傾向がみられ、さまざまなメディアでも紹介されています。なぜ退職代行サービスがこれほどまでに普及した背景には、いくつかの理由が考えられます。

ひとつは、仕事や働き方に対する価値観の変化です。かつては、入社した企業で定年まで働く終身雇用が一般的でしたが、現在はそのような価値観は変化し、フリーランスなどを含めて終身雇用にこだわらない多様な働き方が増えています。終身雇用が当然、という意識がほぼなくなっているともいえる状況で、最適な働き方を求めて合わない仕事や職場環境の会社を辞めることに対して、抵抗感が薄れている人が増えています。

そのような中、会社を辞めたいけれどなかなか辞められない、上司や会社に引き止められているという悩みをSNSなどで拡散し、解決方法として退職代行サービスの利用を提示されるケースもあるでしょう。SNSを通して退職代行サービスの存在を容易に知ることができるようになった環境も、普及の背景にあるといえるでしょう。

また、退職へのハードルが高いとされるブラック企業で退職の意思を伝える場合にも、退職代行サービスが利用されているようです。

退職代行サービスの違法性は？

2026年2月、退職代行サービスを運営する企業の社長が逮捕される事件がありました。このことから、退職代行サービスの利用やサービスそのものが違法なのでは？と思われるかもしれません。結論から言うと、退職代行サービスを行う事業者の資格とサービス内容によって、違法性の有無が異なります。そこでまず知っておきたいのが、非弁行為です。

非弁行為とは、弁護士資格を持たない者が報酬を目的として法律相談や代理人としての交渉などを含む行為を指します。非弁行為は弁護士法で禁止されており、違反した場合は2年以下の懲役または300万円以下の罰金刑が課されます。

弁護士事務所に退職代行を依頼した場合は、有資格者の弁護士が対応するため、代理人としての交渉や退職手続きなどを代行しても違法とはなりません。団体交渉権が認められているユニオンについても、団体として会社と交渉を行うことは法的に問題はありません。

注意したいのは、民間業者です。弁護士資格を持たない民間業者の退職代行サービスは、会社へ退職の意思を伝えることはできますが、会社との交渉は違法となります。つまり、民間業者に退職代行を依頼した場合、受けられるサービスの幅は他の形態よりも狭まるといえるでしょう。

参考／e-Gov 法令検索「弁護士法」
東京弁護士会「非弁行為とは」

従業員が退職代行サービスを利用する主な理由

自分自身で退職の意思を伝えて退職手続きを行えれば、料金を支払ってまで退職代行サービスを利用することなく退職は可能で、従来はその方法が一般的でした。しかしなぜ、近年はお金をかけて退職代行サービスを利用する人がいるのでしょうか。その主な理由として、以下の3点が挙げられます。

すぐに退職したい

ブラック企業にかかわらず、退職の意思を自分で伝えることが難しいけれどすぐにでも退職したい、という場合に、退職代行サービスが利用されています。

長時間残業が常態化している、ハラスメントが横行しているなどのブラック企業では、すぐに退職することが困難となることは少なくありません。そのような環境で働き続けていると、自分自身で退職の意思を伝えることも難しくなるため、退職代行サービスは利便性が高いといえます。

強い引き止めを受けている

退職代行サービスの利用理由で多いのが、「会社から強い引き止めを受けている」というものです。自分で退職の意思を伝えたにもかかわらず、退職を思いとどまるよう説得されたり、退職の時期を先延ばしにされたりするなどの引き止めが行われると辞めづらい、退職を言い出しにくくなります。

そのような事態を避けるために、最初から退職の意思を伝えるために退職代行サービスを利用するケースもあるようです。

職場の人間関係に問題がある

職場の同僚や上司との関係が悪い、円滑なコミュニケーションが取れていない場合も、退職代行サービスを利用する理由に挙げられます。人間関係に問題があると、退職の意思をうまく伝えられないことが多いからです。

人間関係が悪い職場環境では退職の意思を伝えにくく、同僚や上司と接するだけでもストレスを感じることも増えてしまいます。退職の意思を伝えて退職手続きを行うには、社内の人とのやり取りは必要不可欠です。そのやり取りそのものにストレスや不安を抱えてしまう場合に、退職代行サービスの利用につながるとみられます。

従業員に退職代行サービスを利用された場合に会社が行うべき対応の流れ

自社の従業員が退職代行サービスを利用して退職の意思を伝えてきた場合、従業員本人が退職の意思を伝えた場合とは異なる対応が必要となります。そこで、会社が行うべき退職代行サービスへの対応の流れを解説します。

1．退職代行サービスの身元を確認する

従業員が退職代行サービスを利用して退職の意思を会社に伝えた場合、退職日の規定に問題がなく、その業者が法律を遵守していれば、会社側は交渉を拒否することはできません。その反対に、もし非弁行為を行っていると判断できる退職代行サービスの場合は、交渉の拒否が可能です。

交渉の可否を確認するためには、従業員が退職代行サービスを利用した際にまずそのサービスの身元確認を行いましょう。前述した3種類の形態のいずれに当てはまる業者なのか、連絡先や氏名などを聞いた上で、改めて会社側から退職代行サービスへ連絡をします。 民間の退職代行サービス業者は、会社との交渉が法律上不可能です。

弁護士事務所や退職代行ユニオンが従業員との委任契約を結んだ上で交渉を行っている場合は、これらのサービスが従業員の代理人として勤務先の会社と交渉することとなります。

2．依頼者の本人確認を行う

自社の従業員からの依頼があったかどうかを、退職代行サービスに確認します。従業員本人ではなく、退職代行サービスに対して委任状など従業員が依頼した証明となる書類の提示を依頼しましょう。

退職代行サービスを利用していたとしても、会社が従業員本人とまったく連絡ができないわけではないので、状況によっては従業員本人に確認してもいいでしょう。ただし、退職代行サービスを利用していることから、従業員本人が応じない可能性もある点に注意が必要です。

3．従業員の雇用形態を確認する

雇用期間の定めのない無期雇用従業員はいつでも退職を申し入れることが可能で、民法では退職を申し出てから2週間後に雇用契約を終了することができます。しかし民法上、雇用期間が決められている有期雇用ではやむを得ない事由がある場合を除き、雇用する会社は退職に応じる義務はなく、従業員は原則的に契約期間満了まで退職できません。

そのため、従業員本人の依頼による退職代行サービスの利用であることの確認が取れた後は、退職を希望する従業員の雇用形態を確認します。もし有期契約の従業員が退職代行サービスを利用して退職の意思を伝えてきたときは、「やむを得ない事由」の確認が必要となります。

参考／e-Gov 法令検索「民法」

4．退職届の提出・貸与物の返却を依頼する

雇用形態を確認した後、退職を希望する従業員へ退職届の提出を依頼します。その際、退職代行サービスを利用している場合は従業員本人ではなく、代理人となる業者とのやり取りとなります。退職届に不備があった際も、退職代行サービスを通して従業員と連絡を取って再作成・再送を依頼しましょう。

業務で貸与していたパソコンやスマートフォンなどがある場合は、返却の依頼を行います。従業員本人が会社へ直接返却することは期待できないため、郵送となることが多いでしょう。貸与品には機密情報が含まれていることもあるので、郵送での返却には破損・紛失時のリスクがある点を従業員に理解してもらう必要もあります。社内に従業員の私物が残っているときは、返却の要否を確認し、従業員負担で郵送での返却、または廃棄など取り扱い方法についても確認しましょう。

5．退職届を受理する

退職届を受理し、退職手続きを進めます。退職の申し出から2週間後に退職となることが一般的です。しかし、退職代行サービスを利用する従業員は、退職日までの2週間、引き続き勤務することは少ないと予想されるため、有給休暇や欠勤とするケースが多くなります。

退職代行サービスとの対応における注意点

退職代行サービスは、退職を希望する従業員にとっては自ら退職の意思を申し出る必要がなく、利便性が高いことから利用するケースが増えています。一方で、会社側は自社の従業員が退職代行サービスを利用することによって、これまでの従業員の退職時には想定していない問題やトラブルが発生する可能性があります。

一般的な退職とは異なる状況が考えられることから、従業員が退職代行サービスを利用して退職の意思を伝えてきた際は、以下の点に注意しましょう。

有給休暇の消化状況を確認する

従業員の有給休暇は退職と同時に消滅しますが、会社が退職日までに有給休暇の消化を拒否することは労働基準法違反となります。退職予定の従業員に未消化の有給休暇が残っている場合は、退職日までに消化させるのが一般的で、会社側に未消化の有給休暇を買い取る義務はありません。しかし、未消化の有給休暇の買い取りを行わなかったためにトラブルに発展する可能性は考えられます。

従業員が退職代行サービスで退職の意思を伝えてきた際は、まずその従業員の有給休暇の消化状況を確認しましょう。退職日までに消化できる日数であれば問題ありませんが、退職日を過ぎてもまだ未消化の有給休暇が残っている場合は、買い取りの可否などを交渉する必要が出てくるでしょう。

民間業者との交渉は避ける

民間の退職代行サービスができるのは従業員の退職の意思を伝えることのみで、弁護士やユニオンのような条件交渉はできません。民間業者が条件交渉などを行うと非弁行為に該当し、それによって進められた退職の手続きは無効となる場合があります。

退職手続きに関わるトラブルにつながる恐れがあるため、民間の退職代行サービスとの交渉は避けましょう。

従業員の引き止めは行わずに退職手続きを進める

退職代行サービスを通じて退職の意思が伝えられた際は、その従業員の引き止めは基本的に行わないようにしましょう。そもそも退職代行サービスを利用している時点で本人の退職の意思は固く、引き止めをしても意味がない可能性が高いからです。引き止めに応じたとしても、従業員本人のモチベーションが上がることは期待できないでしょう。

このような理由から、引き止めはせずに退職の手続きを進める方が無難です。

従業員の退職代行サービスの利用で予想される影響

自社の従業員が退職代行サービスを利用して退職した場合、社内外にさまざまな影響が予想されます。

従業員の負担増

従業員が退職すると、当然ながら人員が減少します。退職した従業員の分のしごとが他の従業員の仕事に割り振られ、従来よりも一人ひとりの業務負担が大きくなることが予想されるでしょう。その影響で時間外労働や休日出勤が増えてしまうとワークライフバランスが取れなくなり、従業員は会社への不満を抱える結果となる恐れがあります。

自社のイメージダウン

弁護士は守秘義務があるため、弁護士を通じて従業員が退職代行サービスを利用して退職したという話が外部に漏れることはまずありません。しかし、退職した従業員本人がSNSなどで話を広めることは考えられるでしょう。

取引先や顧客などに退職代行サービスを利用した従業員がいるという話が広まると、「退職を言い出しにくい職場環境や会社」というイメージが付きやすく、対外的なイメージダウンにつながりかねません。

訴訟に発展するケースも

退職代行サービスを利用した従業員の退職を拒否すると、最悪の場合訴訟に発展するケースがある点にも注意が必要です。特に、ハラスメントを理由とした退職や強い引き止めに遭い退職を拒まれた従業員は、退職の意思を拒まれたことで訴訟を起こすこともあるでしょう。

退職代行サービスを利用された後に会社が行うべき対応

退職代行サービスを利用された会社は、退職を希望する従業員への対応はもちろん、これ以上の離職者を出してさらなる悪影響が及ぶ前に、社内や他の従業員へ向けての対応も求められます。

従業員へのフォロー

まずは、残された従業員に対して会社はフォローを行うことが必要です。前述したように、退職者が出た影響によって従業員一人ひとりの業務負担が増加する恐れがあります。退職した従業員の退職理由が業務過多だった場合、さらに業務負担が増加して他の従業員も退職する悪循環を引き起こすこともあるでしょう。

そのような悪循環を防止するためには、できるだけ早い段階で増員や業務分散を行い、従業員の負荷を軽減するようフォローすることが求められます。

自社の労働環境を見直す

長時間労働や休日出勤が発生し、業務負担が大きい労働環境に問題がある場合は、労働環境の見直しも必要でしょう。従業員へのフォローと同時に、働きやすい環境づくりとしてリモートワークやフレックス制など、柔軟な働き方を導入するのもひとつの方法です。

ハラスメント対策を徹底する

ハラスメントは、退職代行サービスを利用する理由のひとつに挙げられます。つまり、ハラスメント対策を行うことが、退職代行サービスの利用を防止する方法となることが期待できるでしょう。

ハラスメントに関する基本的なルールやハラスメント加害者への処分などの策定、相談窓口の設置などを実施し、これらを従業員への周知することが、基本的なハラスメント対策となります。

従業員の退職原因を振り返る

なぜ自社の従業員が退職代行サービスを利用したのか、その理由は退職原因からある程度推察できます。残された他の従業員が同様に退職代行サービスを利用して退職することを防ぐには、利用者の退職原因を振り返ってみることが大事です。

なぜ退職するに至ったのか、自分自身で退職の意思を伝えずに退職代行サービスを利用したのか、従業員へのアンケートや1on1ミーティングなどを実施して社内の現状把握に努めることが、退職代行サービスを利用した退職を防ぐ方法となるでしょう。

従業員の急な退職を避けるには

突然従業員が退職代行サービスを利用して退職の意思を伝えてくることは、どのような会社でも起こり得ることです。退職代行サービスへの対応は、従業員本人が行う退職手続きにおける対応とは異なる点も多く、自社の従業員の退職代行サービスの利用そのものが社内へさまざまな影響を与えかねません。

退職代行サービスを利用した従業員の突然の退職を防ぐには、社内環境を今一度見直してみましょう。

社内コミュニケーションを活性化する

退職代行サービスを利用して退職の意思を伝えるということは、従業員が自ら退職の意思を伝えにくい環境が理由として考えられます。社内で従業員間のコミュニケーションがうまくいっていない場合が、その大きな原因となるでしょう。社内コミュニケーションが悪い職場は雰囲気も悪くなり、信頼関係の構築も困難となります。

もし社内の雰囲気が悪い、コミュニケーションがスムーズに進めない環境である場合は、定期的な1on1ミーティングの実施、休憩スペースの設置、チャットやSNSの導入などの施策を実施して社内コミュニケーションの活性化を図り、従業員同士のやり取りがしやすい環境を作りましょう。

採用時のミスマッチを防止する

業務内容が合わないことも退職の原因となり得るため、採用の段階でミスマッチを防ぐことも急な退職を防ぐ予防策となります。

求職者が希望する条件と自社の条件がマッチしているか、適材適所に人材を配置できているかを見直すとともに、採用活動時に設定したペルソナがズレていないかどうかも確認しておくべきでしょう。

従業員満足度を向上させる

前述したコミュニケーションを取りにくい職場環境は、働きにくさを感じてしまうものです。さらに待遇の悪さ、成果を正当に評価してもらえないといった職場環境では、会社に対する従業員満足度が低くなります。従業員満足度が低い会社では仕事に対する意欲やモチベーションも低くなり、退職を考える従業員が増えていくでしょう。

退職を防ぐには、従業員満足度を上げることも重要です。成果に対して正当な評価をするための透明性のある評価制度の構築に加えて、前述の従業員に対する対応にも挙げた柔軟な働き方の導入も、従業員満足度アップ効果が期待できる方法です。

企業の福利厚生を充実させる

従業員満足度アップには、福利厚生の充実も一策となります。福利厚生が充実していれば、従業員は「勤務先が従業員のことを考えている」と実感しやすく、仕事に対するモチベーションアップ効果も期待できます。

福利厚生には、社員食堂の設置などの食事補助、プライベートを充実できるカフェテリアプランなど数多くの種類があるので、従業員のニーズを汲み取り、自社に最適な福利厚生を導入することもポイントです。

従業員満足度向上に寄与する企業の福利厚生

退職代行サービスは、自分自身で退職の意思を伝えにくい、伝えることが難しい場合などに利用されることが多いものです。その原因はさまざまですが、職場環境の悪さや会社への不満も原因となっていることは確かです。そのため、従業員の不満を解消して自社への満足度を向上させることは、退職代行サービスを利用しての退職を防ぐ方法となり得ます。

コミュニケーションが取りにくい職場環境の改善には、従業員同士が1ヶ所に集まりやすい社員食堂や食事スペースの設置、従業員の食費をサポートする食事補助などの福利厚生が有効な手段となるでしょう。

さらに、従業員の心身の健康状態に目を向けることも重要です。ストレスや体調不良の蓄積は、離職の大きな要因の一つとされており、早期に気づき、適切にフォローする体制づくりが求められます。健康管理の可視化やストレスチェック、オンライン診療などを活用した健康経営の取り組みは、従業員の安心感を高め、働き続けやすい環境づくりにつながります。

心幸グループが提供する健康経営サポート「オフけん」では、健康管理アプリを通じたストレスチェックや健診結果の管理、オンライン診療などを一元的にサポートし、企業の健康経営推進を支援しています。従業員一人ひとりの健康状態を把握し、適切なフォローを行うことで、離職リスクの低減や職場環境の改善に寄与します。

心幸グループでは、社員食堂や社内売店運営、置き社食やキッチンカー派遣など、企業のニーズに合わせた多種多様な福利厚生サービス支援を提供しています。従業員の急な退職を防ぐための対策の一環として、自社の福利厚生を強化して従業員満足度の向上を図りたい場合は、ぜひ心幸グループへご相談ください。

まとめ

従業員が自分自身で退職の意思を伝えることなく退職手続きを進められる退職代行サービスは、近年利用者が増えています。自社の従業員がこのようなサービスを利用して退職を申し出る可能性は、どの企業でも起こり得ることです。退職代行サービスを利用した従業員の突然の退職を防ぐためには、自社の職場環境を見直すことが重要なポイントです。職場環境改善や福利厚生の充実などの対策を講じ、従業員満足度を高めるよう努めてみてはいかがでしょうか。

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