社内決済法がバラバラで管理が大変！9割以上が感じる課題と、社内売店・備品購買を効率化する方法

目次

社内決済とは？食品から作業服・備品まで広がる管理対象

社内決済とは、社員食堂や社内売店での購入、従業員向けの商品販売など、社内で発生する支払いを処理する仕組みです。食品や飲料の購入に加え、作業服や備品の販売、研修費などの少額精算も管理対象になり得ます。

今回の調査で社内販売の実態を尋ねたところ、最も多かった回答は「置き社食サービスで食品を販売している」で67.9％でした。続いて、「作業服・ヘルメット等を社内で販売している」が44.0％、「備品・消耗品を社内で販売している」が43.1％となっています。

さらに、社内売店・オフィスコンビニで飲食物や日用品を販売している企業は37.6％、書籍や自社商品などを社員販売している企業は31.2％でした。研修費・部活動費などの少額決済が発生している企業も21.1％あります。

この結果から、人事・総務が関わる社内販売は、食事の提供だけにとどまらないことが分かります。福利厚生としての食品販売と、業務に必要な作業服や備品の販売が、同じ企業内で行われているケースも考えられます。

販売対象が増えた際、既存の仕組みで対応できなければ、新しい回収方法や管理表を追加することになります。その積み重ねが、担当者にしか分からない複雑な運用につながる可能性があります。

社内決済を見直す際は、売店だけ、備品だけと個別に捉えるのではなく、まず社内でどのような支払いが発生しているかを確認することが大切です。

キャッシュレス化しても、管理の手間が残る理由

POSレジや給与天引きなど、決済方法はさまざま

社内販売・購買管理の決済方法については、「POSレジで対応している」が60.6％で最多でした。次いで「給与天引きで対応している」が47.7％、「置き社食ベンダー専用アプリで対応している」と「個別に銀行振込を行っている」が、それぞれ39.4％となっています。

一方、「現金で対応している」は33.0％、「QRコード・スマホ決済を導入している」は31.2％でした。回答は複数選択のため、企業によっては複数の決済方法を併用していることがうかがえます。

決済方法が複数あること自体が、問題とは限りません。従業員が使いやすい方法を選べることは、利便性につながります。課題になりやすいのは、支払い方法ごとに管理画面やデータ形式、確認手順まで分かれている場合です。

支払いのデジタル化と、管理の効率化は別の課題

例えば、食品の購入履歴は専用アプリ、作業服の販売記録は表計算ソフト、振込状況は銀行明細で管理しているとします。それぞれの支払いが問題なく完了しても、月末には担当者が情報を集め、照合しなければなりません。

従業員が現金を使わずに購入できるようになっても、管理側に転記や確認が残っていれば、業務全体の負担は十分に減らない可能性があります。

見直しの際に確認したいのは、「キャッシュレス決済が使えるか」だけではありません。誰が何を購入したか、支払いが完了しているか、どの拠点の売上かを、少ない手順で確認できるかが重要です。

決済の入口から集計・確認までを一連の業務として捉えることで、改善すべき箇所が見つけやすくなります。

92.6％が課題を実感。社内決済で負担になっていること

現在の社内決済の運用に課題を感じているかについて、33.9％が「非常にそう思う」、58.7％が「ややそう思う」と回答し、合計92.6％が課題を感じていました。

最多は「自社商品を販売できない」という制約

最も多かった課題は、「特定の置き社食ベンダー専用システムに縛られ、自社商品を販売できない」で60.4％でした。

置き社食専用の仕組みは、そのサービスで取り扱う食品を購入するうえでは便利でも、社内販売の用途すべてに対応できるとは限りません。例えば、自社製品の社員販売や作業服の販売にも使いたい場合、対象商品に制約があれば、別の仕組みを用意する必要があります。

導入時の目的は満たせていても、その後に販売したいものが増えると、対応範囲の狭さが課題になることがあります。現在扱う商品だけでなく、今後想定される用途も含めて確認しておくことが大切です。

個別回収や手作業の集計も負担に

次に多かったのは、「作業服・備品の代金回収が個別対応で煩雑」で46.5％でした。また、「売上データの集計・分析が手作業で負担になっている」は35.6％、「現金回収の手間がかかる」は32.7％となっています。

個別回収では、販売記録の作成、支払い案内、入金確認など、購入者ごとの対応が発生します。件数が増えるほど、確認にかかる時間も増えていきます。「代金の未回収・誤差が発生しやすい」と回答した人も18.8％いました。

自由回答では「決済の簡素化が必要」「人のチェックが大変」といった声が寄せられています。担当者の負担を減らすには、確認作業を急いでこなすだけでなく、何度も確認しなくて済む仕組みを考える必要があります。

約9割が感じる、複数拠点を本部で把握できない問題

本社、支店、工場など、複数拠点で社内販売を行う企業では、各拠点の運用を本部が把握できるかも重要です。

調査では、決済運用が拠点ごとに異なり、本部で一括把握できていないと「非常にそう感じる」が30.3％、「ややそう感じる」が58.7％で、合計89.0％となりました。

例えば、本社はPOSレジ、工場は現金、支店は専用アプリというように、拠点ごとに仕組みが異なる場合があります。それぞれの現場では運用できていても、本部が全体を確認する段階で、データの取りまとめが必要になります。

報告する項目や締め日まで異なれば、本部の担当者は数字を集めるだけでなく、比較できる形に整えなければなりません。売上の内訳を確認するために、拠点への問い合わせが繰り返されることも考えられます。

複数拠点管理の改善では、販売商品や価格まで一律にする必要があるとは限りません。地域や勤務形態によって、必要な商品は変わります。現場に必要な違いを残しながら、本部が確認するデータ項目や報告方法をそろえることが、実務的な改善につながります。

分断された社内決済が、担当者と従業員に与える影響

担当者が確認・調整業務に追われる

決済の仕組みが分かれていると、売上情報を集め、形式をそろえ、入金状況と照合する作業が必要になります。一つの不明点を解消するために、販売担当者、拠点責任者、経理担当者へ順番に確認する場合もあるでしょう。

こうした業務が増えると、商品構成の見直しや福利厚生の改善に使える時間が少なくなります。日々の処理を終えることが優先され、利用状況を分析する余裕を持ちにくくなることも考えられます。

また、特定の担当者だけが処理方法を理解している状態では、異動や休暇の際に引き継ぎが難しくなります。効率化は作業時間の短縮に加え、誰でも状況を把握できる運用づくりにも関わります。

従業員にとって購入方法が分かりにくくなる

販売場所や商品によって支払い方法が異なると、従業員はその都度ルールを確認する必要があります。普段使わない拠点では、どこで支払うか分からず、購入をためらうこともあるかもしれません。

管理の仕組みを整理する際には、従業員側の使いやすさにも目を向ける必要があります。案内が分かりやすいか、購入から支払いまで迷わず進めるか、困ったときの問い合わせ先が明確かを確認しましょう。

ただし、今回の調査は管理側の課題認識を尋ねたもので、従業員の満足度や利用率への影響を直接測定したものではありません。自社で改善を進める際は、管理担当者と利用者の両方に意見を聞くことで、実態に合った見直しができます。

社内決済システムを選ぶときに確認したい5つのポイント

① 食品以外の商品も扱えるか

置き社食や飲料だけでなく、作業服、備品、自社商品などを登録できるか確認しましょう。販売対象を広げたときに、別の管理方法を増やさずに済むかが判断のポイントです。

バーコードがない商品への対応や、商品登録を自社で行えるかも確認しておくと、導入後の運用を具体的にイメージできます。

② 購入履歴と決済状況を確認しやすいか

売上合計だけでなく、購入者、商品、日時、決済方法など、業務上必要な情報を確認できるかが重要です。問い合わせや返金が発生した際に、履歴を探しやすいかも見ておきましょう。

集計機能があっても、必要な形式で出力できなければ加工が残ります。実際に使う帳票やデータと照らし合わせることが大切です。

③ 複数拠点の情報をまとめて把握できるか

本部が全拠点を確認できるか、拠点別の売上を比較できるかを確認します。あわせて、本部と現場で閲覧・操作できる範囲を分けられるかも検討しましょう。

「一括管理が可能」という説明だけで判断せず、必要な情報をどの画面で、どの単位まで確認できるかを見ておくと安心です。

④ 従業員と担当者の双方が使いやすいか

従業員の購入手順が簡単でも、管理画面が複雑では担当者の負担が残ります。商品登録、価格変更、利用者管理、返金など、日常業務を想定して操作を確認しましょう。

スマートフォンを利用する仕組みでは、職場の通信環境や利用ルールに合うか、利用が難しい人への対応も整理しておく必要があります。

⑤ 費用と運用負担を合わせて比較できるか

導入費用や月額料金に加え、決済手数料、追加機能、機器の準備などを含めて比較します。そのうえで、現金回収や転記、拠点への確認にかかる時間がどの程度変わるかを考えましょう。

価格だけではなく、自社の業務がどう変わるかまで確認することが、導入後のミスマッチを防ぐポイントです。

社内決済の見直しは、現状整理と小規模な試行から

改善の第一歩は、現在の運用を一覧にすることです。拠点ごとに、販売しているもの、決済方法、担当部署、集計方法、締め日を整理すると、情報が分かれている箇所を把握しやすくなります。

あわせて、現金回収や売上集計にかかる時間、確認のための問い合わせ件数なども記録しましょう。「大変だと感じる」という認識を具体的な作業に分けることで、優先して改善する対象が明確になります。

次に、課題を一つに絞って試行します。例えば、個別回収が多い作業服販売や、月末集計に時間がかかる拠点などです。最初から全社を切り替えるより、対象を限定したほうが、導入前後の変化を確認しやすくなります。

試行時には、集計時間だけでなく、従業員からの問い合わせ、購入時の迷い、返金対応の手間なども確認します。給与天引きを利用する場合は、締め日、データの受け渡し方法、修正時の担当を関係部署で整理しておきましょう。

評価する指標は、試行前に決めておくことが大切です。「月末集計にかかる時間」「支払い状況の確認件数」「販売記録の修正件数」などを継続して記録すれば、効果を判断しやすくなります。改善しなかった作業については、システムの機能だけでなく、担当分担や手順にも原因がないかを確認します。

こうして運用上の課題を修正し、他拠点でも使える手順に整えてから展開すれば、現場の混乱を抑えながら改善を進められます。

社内販売の決済をまとめる選択肢「ぱっとレジ」

社内のさまざまな販売・決済をまとめて管理する選択肢の一つが、心幸グループの社内決済システム「ぱっとレジ」です。

置き社食や社内売店、社員食堂に加え、制服・備品販売などにも対応しています。従業員はスマートフォンで店舗のQRコードと商品のバーコードを読み取り、購入・決済を行えます。企業側は管理画面で商品や価格を設定し、販売実績の確認や返金対応が可能です。

クレジットカード・QR決済・給与天引きに対応し、他サービスと組み合わせず、単体でも導入できます。独自商品管理オプションを利用すれば、自社で用意した商品やバーコードのない商品も登録できるため、食品以外の社内販売を見直したい企業にも検討しやすい仕組みです。

導入を検討する際は、販売対象、利用人数、拠点数、必要な管理項目を整理し、自社の運用をどこまでまとめられるか相談してみましょう。複数拠点での管理方法や必要なオプションも、具体的な利用場面に沿って確認することが大切です。

詳しくはこちら：社内決済システム「ぱっとレジ」

少額の支払いこそ、社内全体で管理方法を見直そう

今回の調査では、社内決済の運用に課題を感じる人事・総務責任者が92.6％にのぼりました。中でも、特定ベンダーのシステムによる販売対象の制限、個別回収の煩雑さ、複数拠点の情報を把握しにくいことが、見直しの論点として浮かび上がっています。

社内決済の改善では、支払いをキャッシュレス化するだけでなく、その後の確認・集計まで含めて考えることが重要です。従業員が購入しやすく、担当者が無理なく管理できる仕組みを目指すことで、日常業務の負担軽減につながります。

まずは、自社の売店・社販・備品購買で発生している支払いを書き出してみましょう。少額だからと見過ごしていた業務の中に、改善の余地が見つかるかもしれません。

※本記事の調査数値は、心幸ホールディングスによる「社内売店・社販・備品購買と複数拠点管理に関する実態調査」に基づきます。対象は、社内売店を設置している、または置き社食を導入している従業員100名以上の企業で、社内決済・購買管理・福利厚生の企画・運用に携わる人事・総務責任者109名です。具体的な課題に関する設問は101名が対象です。

■調査概要

• 調査名称：社内売店・社販・備品購買と複数拠点管理に関する実態調査【法人側】
• 調査方法：IDEATECHが提供するリサーチマーケティング「リサピー®︎」の企画によるインターネット調査
• 調査期間：2026年7月15日〜同年7月22日
• 有効回答：社内決済・購買管理・福利厚生の企画・運用に携わっており、社内売店を設置している（または置き社食を導入している）従業員100名以上の企業の人事・総務責任者109名

※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計しても必ずしも100とはなりません。

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