売上集計の手間を減らすには？社内決済システムの選び方と見直しの進め方

目次

社内決済システムとは？支払いから管理までを支える仕組み

社内決済システムとは、社員食堂や売店などで発生する従業員の支払いと、それに伴う売上・精算情報の管理を支援する仕組みです。サービスによって対応範囲は異なりますが、食品の購入だけでなく、作業服や備品の販売、研修費の精算などに活用できるものもあります。

社内の決済は、用途ごとに別々の仕組みが導入されている場合があります。例えば、食堂は券売機、置き社食は専用アプリ、作業服は現金回収という運用です。それぞれの場面では問題なく使えていても、管理側には複数の集計や確認作業が発生します。

従業員にとっても、購入するものによって支払い方法が変われば、現金の準備やアプリの使い分けが必要です。利用者の利便性と管理者の業務効率を両立するには、個々の支払いだけでなく、社内全体の運用を見渡すことが大切になります。

今回の調査対象は、社内売店を設置している、または置き社食を導入している従業員100名以上の企業で、社内決済・購買管理・福利厚生の企画や運用に携わる人事・総務責任者109名です。以下では、この対象者の回答から、求められる機能や選定条件を読み解きます。

96.3％が有用と評価した「自由に販売できる仕組み」

商品の選択肢を、自社のニーズに合わせられるか

特定の置き社食ベンダーに縛られず、自社で扱う商品を自由に販売できる仕組みについて、「非常にそう思う」が37.6％、「ややそう思う」が58.7％となり、合計96.3％が有用と回答しました。

この結果からは、社内の販売環境を自社の事情に合わせて整えたいというニーズがうかがえます。職場で必要とされるものは、飲み物や軽食だけとは限りません。作業服や備品、自社商品なども同じ場所や仕組みで扱えれば、販売手段を個別に用意する負担を減らせる可能性があります。

例えば、自社商品を従業員向けに販売したい場合、既存の決済システムで扱えなければ、別途注文を受け付けたり、代金を回収したりする必要があります。商品を柔軟に登録できる仕組みがあれば、こうした社内販売を始めやすくなるでしょう。

バーコードの自社生成にも94.5％が支持

自社でバーコードを生成し、特定の商品に縛られず販売できる仕組みについても、94.5％が有用と回答しています。

バーコードの自社生成は、販売したい商品を自社で登録・管理するための手段です。ただし、導入時には「バーコードを作れるか」だけでなく、登録作業のしやすさや、商品情報を変更する手順まで確認する必要があります。

商品を追加するたびに外部への依頼が必要なのか、担当者が管理画面から操作できるのかによって、運用の手間は変わります。自由度の高い仕組みを活用するには、商品登録や販売開始の承認ルールも併せて整えておくことが大切です。

95.5％が求める小口決済の統合と、96.4％が重視する本部一括管理

支払いをまとめることで、管理の分散を見直す

食堂・売店に加え、備品購入や作業服販売、研修費精算などの小口決済を一つのシステムに統合できることについて、95.5％が有用と回答しました。

決済の仕組みが分かれていると、担当者はそれぞれの管理画面や帳票を確認し、必要に応じて情報をまとめ直すことになります。集計対象や締め日、データ形式が異なれば、確認作業も複雑になりやすいでしょう。

統合を検討する際には、「一つのシステムで支払える」という点に加え、管理業務がどこまで共通化できるかを見ることが重要です。売上の確認、返金処理、精算データの出力など、日常業務に沿って比較すると、自社に必要な機能を整理しやすくなります。

一方で、食堂と備品販売では、担当部署や処理方法が異なる場合もあります。決済をまとめたうえで、用途別にデータを分けて確認・出力できるかも確認したいポイントです。

複数拠点では「全体を把握できること」が重要

本社・支店・工場など、複数拠点の売上データを本部で一括管理できることについては、96.4％が重要と回答しました。

拠点ごとに異なる方法で売上を管理している場合、本部が全体を把握するには、各担当者からの報告を待つ必要があります。報告内容に不明点があれば、確認のやり取りも発生します。

本部で共通のデータを確認できれば、拠点別の状況を比較し、商品構成や運用方法を検討しやすくなります。ただし、一括管理は、すべての判断を本部に集めることと同じではありません。全体の状況は本部が把握し、日々の商品登録や価格変更は現場が担当するなど、役割を分ける方法もあります。

誰がどの情報を見て、どこまで操作できるのか。権限の設定まで含めて考えることが、使いやすい管理体制につながります。

選定条件の第1位は「販売価格を自社で自由に設定できる」

55.0％が重視する価格設定の自由度

社内売店・社販・備品購買等の決済システムを選ぶ際に重視する条件を、上位三つまで尋ねたところ、最も多かったのは「販売価格を自社で自由に設定できる」で55.0％でした。

社内販売では、一般向けの販売価格をそのまま適用するとは限りません。会社が費用の一部を補助したり、従業員向けの価格を設定したりするケースも考えられます。そのため、自社の福利厚生方針や販売目的に合わせて価格を決められることが重要になります。

確認したいのは、価格を変更できるかに加えて、変更を反映するタイミングや操作方法です。拠点ごとに価格を変えたい場合や、期間を限定して価格を変更したい場合など、想定する運用に対応できるかを確かめましょう。

給与天引きや一括管理も主要な判断材料

価格設定に続いたのは、「給与天引きに対応していること」が36.7％、「複数拠点を本部で一括管理できる」が34.9％でした。

給与天引きは、購入のたびに支払う手間を減らす選択肢になります。ただし、実際の運用では、人事・給与担当者との連携が欠かせません。利用者情報の登録方法、締め日の設定、給与処理に必要なデータの受け渡しなど、導入後の流れを具体的に確認する必要があります。

また、「食堂・売店・備品・研修費等を一つのシステムで運用できる」は26.6％、「自社で扱う商品を自由に販売できる」は22.0％でした。

有用性を尋ねた設問では多くの支持を集めた機能でも、優先順位を付ける場面では差が出ています。自社で比較する際も、便利そうな機能を並べるだけでなく、「必須条件」「あると望ましい条件」を分けることが大切です。

日々の運用では、在庫管理・安全性・支払い方法も重要

在庫管理は61.5％が重視

社内決済システムで重視する機能・要素を複数回答で尋ねたところ、最も多かったのは「詳細な在庫管理ができる」で61.5％でした。設問では、賞味期限の管理や発注連携などを例示しています。

食品を扱う売店や置き社食では、売上だけでなく、何がどれだけ残っているかを把握することも重要です。人気商品の欠品や売れ残りを把握できなければ、従業員の満足度や運営効率に影響する可能性があります。

ただし、決済システムで売上を確認できることと、実際の在庫を正確に把握できることは同じではありません。入荷や廃棄、棚卸しの情報をどのように反映するのかまで確認し、自社が必要とする管理の細かさに合うかを判断しましょう。

セキュリティと決済手段は、職場環境に合わせて選ぶ

「セキュリティ対策が手厚い」は42.2％、「対応する決済ブランドが多い」は39.4％でした。

セキュリティ対策は、設問で例示された盗難防止や解錠機能など、販売場所の管理に関わるものがあります。加えて、システムを比較する際には、管理画面へのアクセス権限や利用情報の取り扱いなども確認しておきたい点です。

決済手段については、選択肢の数だけでなく、従業員が普段利用する方法に対応しているかが重要です。勤務中にスマートフォンを持ち込めるか、共用設備が必要かなど、現場の環境によって使いやすい方法は異なります。

機能の多さだけでなく、処理の簡単さも確認

自由回答では、「エラーの少なさ」「簡潔に処理できること」「さまざまな支払い方法で対応する」「チェックが自動化できること」などの声が寄せられました。

多機能でも、操作が複雑で問い合わせが増えれば、担当者の負担は残ります。商品登録から購入、売上確認、返金まで、一連の操作を実際に確認することが大切です。利用者と管理者の両方にとって、迷わず使える仕組みかを見極めましょう。

76.1％が見直しを推進・具体的に検討。導入前に整理したいこと

今後1〜3年以内の社内小口決済の運用見直しについて、「既に見直しを進めている」が16.5％、「具体的に検討している」が59.6％となり、合計76.1％でした。さらに、18.3％が「情報収集をしている段階」と回答しています。

今回の調査対象者の多くが、見直しに向けた検討や情報収集を進めています。では、自社で見直しを始める場合、どのような順序で取り組めばよいのでしょうか。

① 現在の決済と管理業務を洗い出す

まず、社内のどこで、何を、どのような方法で販売・精算しているのかを整理します。食堂や売店だけでなく、作業服、備品、その他の小口決済も確認しましょう。

併せて、担当部署、利用者数、月間の取引件数、集計方法、問い合わせ内容などを把握します。特に、現金回収やデータの転記、拠点への確認にどれだけ時間を使っているかを記録しておくと、改善すべき業務を具体化できます。

② 解決したい課題に優先順位を付ける

次に、「価格変更を自社で行いたい」「本部で売上を確認したい」「回収や集計の手間を減らしたい」など、目的を明確にします。

すべての要望を同時に満たそうとすると、比較が難しくなり、費用も膨らみがちです。現場への影響が大きい課題や、担当者の負担が集中している業務から優先順位を付けましょう。調査で支持された機能も、自社にとって必要かを個別に判断することが大切です。

③ 関係部署と運用ルールを決める

社内決済は、人事・総務だけで完結するとは限りません。給与処理は人事、売上や精算は経理、システム管理は情報システム部門、商品管理は各拠点など、複数の担当者が関わる場合があります。

商品や価格の登録者、変更の承認者、返金の窓口、問い合わせ先を事前に決めておくと、導入後の混乱を抑えやすくなります。本部と現場のどちらが何を担当するかも、具体的に整理しましょう。

④ 一部の拠点や用途で検証する

全社展開の前に、一つの拠点や限られた販売用途で試し、実際の使い勝手を確かめる方法もあります。

購入が問題なく完了するかに加え、売上確認や返金、締め処理まで検証することが重要です。従業員からの質問や担当者が迷った操作を記録し、マニュアルや案内を改善してから対象を広げると、展開を進めやすくなります。

⑤ 導入前後の変化を確認する

導入後は、集計にかかる時間、問い合わせ件数、処理ミス、利用状況などを確認します。「システムを導入したこと」ではなく、当初の課題が改善したかを評価することが重要です。

費用についても、初期費用や月額利用料だけでなく、必要な機器、決済に伴う費用、管理作業にかかる時間を含めて考えましょう。自社の運用全体にとって効果があるかを継続的に検証することが、次の改善につながります。

社内の小口決済をまとめる選択肢「ぱっとレジ」

こうした社内決済の見直しに向けた選択肢の一つが、心幸グループの社内決済プラットフォーム「ぱっとレジ」です。

「ぱっとレジ」は、社員食堂・社内売店・置き社食から、備品購入・作業服販売・研修費精算まで、社内の小口決済を一つのシステムに統合できる仕組みです。特定の置き社食ベンダーに依存せず、決済システム単体での導入に対応しています。

主な特長は、次のとおりです。

• 商品を自由に販売できる：バーコードを自社で生成し、自社商品などの販売に活用できます。
• スマートフォンで決済が完結する：専用端末を必要としない設計で、券売機やPOSレジの運用コスト抑制につながります。
• 多様な支払い方法に対応する：給与天引き・QR・クレジットなどの決済手段に対応しています。
• 社内の小口決済を統合できる：食堂や売店に加え、備品購入や作業服販売などをまとめて運用できます。
• 自社側で管理できる：管理画面から価格設定や返金対応、販売実績の確認ができます。
• 複数拠点を本部で一括管理できる：本社・支店・工場などの売上データをまとめて確認できます。

例えば、社内売店と作業服販売を別々に管理している企業や、拠点ごとの売上集計に手間がかかっている企業では、決済と管理の仕組みを整理するきっかけになります。

導入を検討する際には、現在の販売商品、拠点数、利用人数、支払い方法、管理上の課題を整理して相談すると、自社に合った運用を具体的に検討しやすくなります。

詳しくは、社内決済システム「ぱっとレジ」をご覧ください。

まとめ｜自社に合う販売・管理の仕組みから考えよう

今回の調査では、特定ベンダーに縛られない自由販売、小口決済の統合、複数拠点の本部一括管理に対して、いずれも9割以上が有用・重要と回答しました。また、選定時には価格設定の自由度、給与天引きへの対応などが重視されています。

これらの結果からは、支払いの便利さに加え、商品・価格・拠点を自社で管理しやすい仕組みが求められていることがうかがえます。

社内決済を見直す際は、現在の業務を洗い出し、優先課題を決め、現場で使えるかを検証することが大切です。従業員の使いやすさと担当者の管理しやすさを両立する仕組みづくりから、社内の小口決済を改善していきましょう。

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